禮賓禮儀之會(huì)議禮儀

　　會(huì)議是為實(shí)現(xiàn)一定的目的，由主辦或主持單位組織的，由不同層次和不同數(shù)量的人們參加的一種事物性活動(dòng)，會(huì)議成為商務(wù)活動(dòng)的有機(jī)組成部分之一。通過本節(jié)學(xué)習(xí)，你將了解會(huì)議禮儀的要求以及能夠運(yùn)用會(huì)議禮儀知識。

　　H公司的策劃部應(yīng)邀參加一個(gè)研討會(huì)，這次研討會(huì)邀請了很多行業(yè)知名人士，Silvia特別安排Eric和她一道去參加。會(huì)議那天，Eric睡過頭了，等他趕到時(shí)，會(huì)議已經(jīng)開始了20分鐘，他急忙忙推開會(huì)議室的門，吱的一聲響，他一下子成為了會(huì)場的焦點(diǎn)，剛坐下五分鐘，肅靜的會(huì)場又響起了音樂，原來是Eric的手機(jī)響了……之后，沒過多久，就聽說Eric在為工作四處奔走……

　　這是一個(gè)與會(huì)議有關(guān)的故事，參加會(huì)議時(shí)不得體的行為有可能會(huì)讓人丟了工作，那得體的會(huì)議禮儀應(yīng)該是怎樣的呢？

　　會(huì)議是兩個(gè)人以上的人。多個(gè)或多個(gè)組織團(tuán)隊(duì)就事先商定的議題進(jìn)行協(xié)調(diào)的過程，是人際交往的一種常規(guī)形式。常見的會(huì)議有座談會(huì)、報(bào)告會(huì)、展示會(huì)、談判會(huì)等等。

　　公司年度會(huì)議將于2月5號在公司的會(huì)議廳召開，為了使會(huì)議能夠順利召開，需要注意哪些安排呢？在會(huì)議前，需要落實(shí)會(huì)場、約請客人、商定流程、以及安排座次。

　　落實(shí)會(huì)場包括會(huì)議的時(shí)間、會(huì)議的形式以及會(huì)場的交通情況等等，會(huì)議要確定好時(shí)間，包括開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間和每個(gè)流程所需要的時(shí)間段，要確定好會(huì)議的形式，從現(xiàn)場辦公會(huì)、座談會(huì)、觀摩會(huì)、報(bào)告會(huì)、調(diào)查會(huì)、電話會(huì)等形式中確定。要根據(jù)會(huì)場的交通便捷、會(huì)場客量和環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素落實(shí)會(huì)場。

　　會(huì)議一般需要約請客人，弄清楚約請客人的姓名、公司名稱、主營業(yè)務(wù)、客人的職務(wù)和會(huì)議的目的。任何約請必須明確時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議對象。要通過一定方式予以確認(rèn)。重要的客人必須親自面請，并遞交請柬備忘。

　　會(huì)議主辦方應(yīng)當(dāng)與約受方進(jìn)行充分的協(xié)商，充分尊重對方的意愿，在不損害基本原則的基礎(chǔ)上，盡可能就會(huì)議流程達(dá)成一致，并形成文本加以確認(rèn)。所有會(huì)議流程形成的文本必須在與會(huì)代表報(bào)到時(shí)一并提供。

　　安排座次可以采用并列式或者相對式。并列式：注意賓主并列而坐，如果雙方都面對正門，具體要求是以右為上，即客人坐在主人的右邊，其他隨員各從兩旁，以右為上是一種國際慣例。相對式：賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)，基本要求遠(yuǎn)為上，里門遠(yuǎn)的為地位高者，一進(jìn)門的右手為上座，通常安排客方。

　　年度會(huì)議在精當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備下順利開始了，在會(huì)議中，需要注意哪些事項(xiàng)呢？主人提前到達(dá)，并在大樓正門口或者接見廳會(huì)見室門口迎候。迎候人員為公司負(fù)責(zé)人和接待負(fù)責(zé)人。在會(huì)議中，主賓雙方均可致詞，一般是主人先致歡迎詞，然后由客人致答謝詞。迎候表明了一種尊重、一種盛情和一種嚴(yán)謹(jǐn)，這是最好的商業(yè)合作伙伴具備的優(yōu)秀品質(zhì)。

　　會(huì)議進(jìn)行過程中，甲乙雙方就一個(gè)合作細(xì)節(jié)產(chǎn)生了嚴(yán)重分歧，會(huì)議一下子陷入僵局，這時(shí)主持人迅速轉(zhuǎn)換話題，先就一個(gè)雙方均感興趣的問題進(jìn)行交流，氣氛又活躍起來。所以說，會(huì)議需要有節(jié)奏地推進(jìn)，會(huì)議主持人要注意對會(huì)議的引導(dǎo)，防止會(huì)議跑題。

　　長時(shí)間的商務(wù)會(huì)議會(huì)使人疲乏，影響會(huì)議效果，會(huì)議主持人應(yīng)掌握會(huì)議節(jié)奏，注意會(huì)中適當(dāng)休息。會(huì)議中休息期，有一個(gè)與會(huì)者憋不住想抽煙，又不好意思自己一個(gè)人抽，于是，給在場的人敬了一支，并親自點(diǎn)上火。一時(shí)間，會(huì)場煙霧環(huán)繞，烏煙瘴氣。休息時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立特定的吸煙區(qū)，以自助方式提供甜點(diǎn)、水果和飲料等。休息場合還可以播放一些舒緩的音樂放松心情。

　　會(huì)議結(jié)束后，都會(huì)安排贈(zèng)禮合影。合影的位次也是有講究的，主客居中，主人的右側(cè)為上。商務(wù)會(huì)議結(jié)束后，如果沒有商務(wù)宴請，主人應(yīng)將客人送至門口或車前，握手道別，目送客人離去后才可退室內(nèi)。

　　有這樣一個(gè)例子，一位總經(jīng)理應(yīng)邀參加了甲公司的商務(wù)會(huì)議，參加會(huì)議期間，該經(jīng)理不幸染病，會(huì)議結(jié)束時(shí)都沒有痊愈。甲公司老總安排秘書將他直接送回家中，該總經(jīng)理深受感動(dòng)。因此，要根據(jù)每一位客人的實(shí)際情況做到有效禮送。

　　商務(wù)會(huì)議結(jié)束后，接待人員應(yīng)當(dāng)以公司的名義，對每一位參與商務(wù)活動(dòng)的人員及時(shí)致函表示謝意，并對會(huì)議召開期間的不足表示歉意。致函由公司老總簽發(fā)，印制精美，并附有公司標(biāo)識，這樣可以展現(xiàn)公司對商務(wù)會(huì)議的慎重態(tài)度。

　　通過學(xué)習(xí)會(huì)議禮儀的內(nèi)容，你能夠在會(huì)議上表現(xiàn)的優(yōu)雅得體了嗎？