一頁紙項目管理表格的建立（上）

　　　　創(chuàng)建一頁紙項目管理表格共有十二個步驟，第一步，書寫標(biāo)題欄。第一步要提供關(guān)于項目的基本信息，寫在表格頂部突出的長方形處，包括項目名稱、項目領(lǐng)導(dǎo)、項目目標(biāo)和項目完成日期等。

　　項目名稱是一個高層在瀏覽時經(jīng)常會看到的名字，你應(yīng)該把最重要的引導(dǎo)意向在名稱中清晰的顯示出來。例如項目名稱“Q3完成5000個在線訂單的項目”，就比Q3在線訂單項目要清晰的多。

　　項目領(lǐng)導(dǎo)一般是項目負(fù)責(zé)人，而不是指導(dǎo)、顧問或是組織內(nèi)全職員工之外的任何人。作為項目領(lǐng)導(dǎo)，良好的溝通能力非常重要，有的人在老板辦公室應(yīng)對自如，他們擅長向上交流。有的人擅長和同級的同事交流，但是一和公司高層領(lǐng)導(dǎo)打交道就如臨大敵，還有些人擅長激勵下屬，但卻不知道應(yīng)該怎么樣和上級、平級同事交流。作為項目領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該和他人進(jìn)行坦誠的溝通，實話實話。

　　項目目標(biāo)無非就是為什么你要完成這個項目，你想從這個項目中得到什么？把項目目標(biāo)記錄下來，才能確保每個人都知道這個目標(biāo)而且獲得一致的認(rèn)可。記錄項目目標(biāo)一定要簡潔精練，闡明項目目標(biāo)并不是你作為項目管理者一人就能完成的事，應(yīng)該由項目關(guān)系人來做。這些人包括項目團(tuán)隊，提高基金的高層管理者，還有從項目中獲益的任何人。如果我們沒有讓這些人參與進(jìn)來，那么很有可能確定下來的項目目標(biāo)，是他們接受不了的。

　　在總裁辦公室里，下屬對總裁說：“埃里克，SG的項目不能趕在年底之前完成了，時間實在太緊了，現(xiàn)在還只是在編程設(shè)計階段，離交付還有很大一段距離?！?p>　　總裁訓(xùn)斥道：“項目都已經(jīng)進(jìn)行三個月了，你現(xiàn)在才來和我說項目不能如期完成，你看看你自己做的一頁紙項目管理表格，你的項目完成日期是怎么定的，如果你不能如期完成，為什么當(dāng)時不提出來?！?p>　　艾瑪：“我~我當(dāng)時也是抱著試一試的心態(tài)?！?p>　　總裁：“你的項目完成日期一旦寫入了項目管理表格，就是一錘定音的東西了，你就要堅持下去?！?p>　　項目成員能否在項目完成日期內(nèi)完成項目，在很大的程度上是評判業(yè)績好壞的一個根據(jù)。權(quán)力部門可能會給我們的項目設(shè)定一個日期，但這并不意味著我們就要盲目地同意，我們應(yīng)該對項目進(jìn)行徹底的研究之后，再確定設(shè)定的日期是否現(xiàn)實，如果缺乏可行性，就應(yīng)該說清理據(jù)，重新調(diào)整完成日期。

　　第二步，列出項目負(fù)責(zé)人姓名。這一步驟主要是確定有哪些項目成員，誰會參與項目，項目各部分的負(fù)責(zé)人是誰？將在項目中需要出現(xiàn)的各個成員姓名寫進(jìn)OPPM中，請注意，如果成員過多，那么只要寫進(jìn)重點成員或小組負(fù)責(zé)人的姓名。如果名字過多則會導(dǎo)致“責(zé)任分散效應(yīng)”。

　　責(zé)任分散效應(yīng)也稱旁觀者效應(yīng)，是指對某一件事來說，如果是單個個體被要求單獨完成任務(wù)，責(zé)任感就會特別強(qiáng)，會作出積極的反應(yīng)；但如果是要求一個群體共同完成任務(wù)，群體中的每個個體的責(zé)任感就會很弱，面對困難或遇到責(zé)任往往會退縮，因為前者獨立承擔(dān)責(zé)任，后者期望別人多承擔(dān)責(zé)任。責(zé)任分散的實質(zhì)就是人多不負(fù)責(zé)，責(zé)任不落實。

　　項目的成功很大的程度上都是取決于這些負(fù)責(zé)人，如果他們有事可做，辦事效率高，并且積極主動，那么這個項目的成功率就非常高。

　　第三步，創(chuàng)建矩陣。矩陣的創(chuàng)建應(yīng)該是項目經(jīng)理和團(tuán)隊的對話中實現(xiàn)的，矩陣是一頁紙項目管理的基礎(chǔ)，它連接項目的所有基礎(chǔ)元素，并將這些所有的元素傳遞給項目相關(guān)人員。具體來說，項目經(jīng)理應(yīng)該集合項目團(tuán)隊成員共同探討怎樣處理項目？作為項目經(jīng)理，應(yīng)向團(tuán)隊成員進(jìn)行項目綜述，再大致的討論矩陣的各個方面，創(chuàng)建目標(biāo)、主要項目任務(wù)、目標(biāo)日期和預(yù)算等。

　　第四步，確定項目子目標(biāo)。組建團(tuán)隊之后，就到了將項目分解為子目標(biāo)的時候了，這些目標(biāo)是完成表頭規(guī)定的總目標(biāo)所必須的，目標(biāo)個數(shù)不應(yīng)超過3個或4個。例如在一個價值五千萬美元的配送中心項目中，有3 個目標(biāo)，一是完成大樓的建造；二是使配送中心的系統(tǒng)可以運行；三是培訓(xùn)部署中心的人員。這些子目標(biāo)附屬于整體目標(biāo)，具體來說，這些子目標(biāo)具有以下特征：具體而非籠統(tǒng)、不過度復(fù)雜、具備可測量性可驗證性、程度適當(dāng)、有挑戰(zhàn)性、現(xiàn)實可行性、資源范圍內(nèi)、與有效資源或預(yù)測資源一致、與組織規(guī)劃方針和程序一致。

　　一般來說，有三個變量會影響項目子目標(biāo)的實現(xiàn)，它們分別是時間，資源和項目范圍其中時間是指完成項目所涉及到的各個步驟以及完成整個項目所需要的時間。資源是指在我們支配下完成項目所需要的資源，通常最重要的資源是人力資源和財力。而項目范圍說明了消費者是誰，為他們生產(chǎn)的最終可交付成果以及評價這些可交付成果是否令他們滿意的標(biāo)準(zhǔn)。如果這三個變量中的一項失去了平衡，就會使整個項目難以推進(jìn)，好的目標(biāo)應(yīng)該是簡單、直接、一語中的，易于理解的。